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    研究生因公出國(境)申請、出/回國手續辦理、報銷及資助申請流程
    來源:杭州師范大學 研究生處 作者:王鑫 時間:2019-12-24

    一、出國(境)申請

    1、網上填表申請。登陸杭州師范大學研究生教育管理信息系統填寫“臨時出國(境)申請”(出訪時間請嚴格按照邀請信填寫,如邀請信為非英語語種書寫,必須附上導師簽名認定的中文翻譯件),填寫完整后從系統中導出申請表并打印(一式三份)。

    2、線下簽字審核。(1)導師、所在學科和學院、研究生院簽署是否同意出國(境)以及給予多少經費資助的意見并蓋章(原件表格須三份);(2)由計財處對經費進行審核并簽字蓋章;(3)交國際處審核并簽字蓋章。(審核程序結束后申請表一份交國際處,一份交研究生院,一份個人留存)

    3、網上提交確認。將完成以上審核并簽字蓋章的申請表掃描件或照片合成一個文件上傳至研究生管理系統(出國境參加國際會議的還應提交做口頭報告或海報及會議日程,參加國際學科競賽的應提供競賽的資質證明及競賽安排)并確認網上各項申請信息的準確性,點擊提交,完成申請。

    4、院校網上審核。學生所在學院、研究生院、國際處對完成網上申請的學生進行審核確認。

    5、網上信息公示。研究生院對完成各項出國(境)申請手續辦理的學生名單和相關信息在研究生院網站上進行公示,無異議后可辦理后續手續。

    二、/回國(境)手續辦理

    6、出國(境)材料上傳。出國一周內將“出國機票或電子行程單”、“護照出國記錄頁”的掃描件或照片上傳至研究生管理系統的資料上傳欄目。

    7、回國(境)材料上傳?;貒恢軆葘?/span>“回國機票或電子行程單”、“護照出國記錄頁”的掃描件或照片上傳至研究生管理系統的資料上傳欄目。

    8、回國總結填寫?;貒恢軆韧瓿裳芯可芾硐到y內回國總結的填寫和相關資料上傳。

    9、如因出國(境)需申請休學的,需辦理學籍異動手續。

    三、報銷及資助申請

    10、網上資助申請。在研究生管理系統內檢查以上各項手續和資料的完整性,在資助經費發放申請欄目填寫申請報銷或資助的金額,點擊提交。

    11、線下材料提交。將電子行程單、護照出入境記錄頁復印件等材料交學院或研究生院,辦理財務報銷手續;參加國際會議或學科競賽需報銷簽證費、會議注冊費及在外住宿費等的,還需提交相應發票;學科或學院除根據《杭州師范大學研究生國際合作與交流管理辦法》(杭師大研【2019】7號)文件規定的資助標準外對學生有額外資助的,需提供學院資助的文件或會議紀要。

    12、負責經費報銷的工作人員在財務網上生成報銷單,由經費負責簽字后將材料交計財處,計財處直接將經費發放至學生交通銀行卡中。

    四、其他事項

    13、實際未出國(境)。如學生已在網上完成了出國(境)申請,且院校均已審核通過,但實際未出國(境)的,請在“回國資料上傳”中填寫實際未出國(境),未填寫的將視作誠信問題,記入個人誠信檔案。

    14、出國(境)后時間變更。若因學習、研究等需要確需延長出國(境)時間的,請辦理延長出國(境)時間手續。手續辦理程序:在派出時間到期前一個月登陸研究生管理系統填寫國外狀態變更——延期回國,并上傳所需材料:延期申請表、國外導師邀請延長函(須附經濟資助證明),由國內導師及所在學院同意,并明確延長期間是否給予經費資助,研究生院審核通過。提前回國申請流程同上。


    出國出境

    研究生因公出國(境)申請、出/回國手續辦理、報銷及資助申請流程

    王鑫 · 2019-12-24

    一、出國(境)申請

    1、網上填表申請。登陸杭州師范大學研究生教育管理信息系統填寫“臨時出國(境)申請”(出訪時間請嚴格按照邀請信填寫,如邀請信為非英語語種書寫,必須附上導師簽名認定的中文翻譯件),填寫完整后從系統中導出申請表并打印(一式三份)。

    2、線下簽字審核。(1)導師、所在學科和學院、研究生院簽署是否同意出國(境)以及給予多少經費資助的意見并蓋章(原件表格須三份);(2)由計財處對經費進行審核并簽字蓋章;(3)交國際處審核并簽字蓋章。(審核程序結束后申請表一份交國際處,一份交研究生院,一份個人留存)

    3、網上提交確認。將完成以上審核并簽字蓋章的申請表掃描件或照片合成一個文件上傳至研究生管理系統(出國境參加國際會議的還應提交做口頭報告或海報及會議日程,參加國際學科競賽的應提供競賽的資質證明及競賽安排)并確認網上各項申請信息的準確性,點擊提交,完成申請。

    4、院校網上審核。學生所在學院、研究生院、國際處對完成網上申請的學生進行審核確認。

    5、網上信息公示。研究生院對完成各項出國(境)申請手續辦理的學生名單和相關信息在研究生院網站上進行公示,無異議后可辦理后續手續。

    二、/回國(境)手續辦理

    6、出國(境)材料上傳。出國一周內將“出國機票或電子行程單”、“護照出國記錄頁”的掃描件或照片上傳至研究生管理系統的資料上傳欄目。

    7、回國(境)材料上傳?;貒恢軆葘?/span>“回國機票或電子行程單”、“護照出國記錄頁”的掃描件或照片上傳至研究生管理系統的資料上傳欄目。

    8、回國總結填寫?;貒恢軆韧瓿裳芯可芾硐到y內回國總結的填寫和相關資料上傳。

    9、如因出國(境)需申請休學的,需辦理學籍異動手續。

    三、報銷及資助申請

    10、網上資助申請。在研究生管理系統內檢查以上各項手續和資料的完整性,在資助經費發放申請欄目填寫申請報銷或資助的金額,點擊提交。

    11、線下材料提交。將電子行程單、護照出入境記錄頁復印件等材料交學院或研究生院,辦理財務報銷手續;參加國際會議或學科競賽需報銷簽證費、會議注冊費及在外住宿費等的,還需提交相應發票;學科或學院除根據《杭州師范大學研究生國際合作與交流管理辦法》(杭師大研【2019】7號)文件規定的資助標準外對學生有額外資助的,需提供學院資助的文件或會議紀要。

    12、負責經費報銷的工作人員在財務網上生成報銷單,由經費負責簽字后將材料交計財處,計財處直接將經費發放至學生交通銀行卡中。

    四、其他事項

    13、實際未出國(境)。如學生已在網上完成了出國(境)申請,且院校均已審核通過,但實際未出國(境)的,請在“回國資料上傳”中填寫實際未出國(境),未填寫的將視作誠信問題,記入個人誠信檔案。

    14、出國(境)后時間變更。若因學習、研究等需要確需延長出國(境)時間的,請辦理延長出國(境)時間手續。手續辦理程序:在派出時間到期前一個月登陸研究生管理系統填寫國外狀態變更——延期回國,并上傳所需材料:延期申請表、國外導師邀請延長函(須附經濟資助證明),由國內導師及所在學院同意,并明確延長期間是否給予經費資助,研究生院審核通過。提前回國申請流程同上。


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